Toute mission occasionne des frais, que ce soit pour se déplacer, se restaurer, se loger, acquérir un logiciel ou un équipement spécifique…

Ces dépenses sont à la charge du client (si cela est prévu par avance dans le contrat) ou à la charge du consultant indépendant ; ce dernier doit alors en demander le remboursement, une démarche soumis à des règles précises.
Philippe, spécialiste sur ce sujet chez RH Solutions, vous répond.

 

Tous les frais professionnels sont-ils remboursables ?

Oui, dès lors qu’ils sont justifiés par les impératifs de la mission. Si vous devez vous déplacer, il est logique que vos frais de déplacement, de restauration et d’hébergement soient à la charge de votre client et non à la vôtre. Le tout, bien sûr, est de rester dans les limites du raisonnable.

Si vous prenez vos quartiers dans un palace de luxe et que vous faites la tournée des restaurants gastronomiques de la région, votre donneur d’ordre risque de tiquer. Bref, tout est question de mesure. Tant que vous n’abusez pas, tout va bien.

Quand faut-il aborder la question des frais ?

Il faut le faire rapidement. Une fois que vous vous êtes mis d’accord avec votre client sur la mission à effectuer, vous pouvez attaquer le sujet. Ne repoussez pas la discussion à plus tard. Sur ce point, comme sur celui de votre rémunération ou de votre périmètre d’intervention, il faut que les choses soient claires dès le départ. Sinon, cela risque d’interférer par la suite.

Une chose est sûre, ne vous mettez pas la pression. Les entreprises qui font appel à des consultants extérieurs ont un budget alloué aux frais professionnels et, tant que ceux-ci sont justifiés, elles peuvent les rembourser.

Comment fonctionnent les remboursements de frais ?

C’est assez simple. Lorsque vous engagez des frais de votre poche, vous les comptabilisez sur l’outil de gestion mis à votre disposition par RH Solutions, puis vous transmettez vos justificatifs à votre agence. Celle-ci les vérifie, les valide… et vous rembourse.

Y a-t-il un plafond de dépenses à ne pas dépasser ?

Non, vis-à-vis de votre client, aucun. Tant que les frais sont justifiés et que vous avez son accord pour les engager. En revanche, selon la pratique comptable et fiscale, les frais ne doivent pas dépasser 30 % du montant de votre salaire brut.

Au-delà de ce seuil, les frais seraient susceptibles d’être considérés comme excessifs et réintégrés en salaire. Toutefois il convient d’insister qu’il n’existe aucune règle en la matière et normalement si les justificatifs existent, et que la part de facturation restante permet de payer le salaire, rien ne s’oppose à un dépassement.

Doit-on systématiquement garder ses justificatifs ?

Oui, c’est impératif et même obligatoire ! Si vous engagez une dépense, mais que vous ne pouvez la justifier, son remboursement est impossible. Vous devez donc conserver précieusement toutes vos pièces justificatives – notes, factures, tickets – sans omettre de noter les circonstances de vos dépenses. Pour un repas au restaurant, par exemple, il faut indiquer le nombre et la qualité des personnes présentes.

Attention : pour être remboursés, vos justificatifs doivent être datés de manière cohérente. Si vous demandez le remboursement d’une note de restaurant alors que n’étiez pas en mission ce jour-là, elle ne pourra être prise en compte.

Faut-il attendre la fin de la mission pour facturer ses frais ?

Il n’y a pas de règle en la matière. Pour une mission courte, le plus simple est de facturer en fin de mission, une fois que tous les frais professionnels sont connus. Pour une mission de plusieurs mois, il est préférable de le faire régulièrement, à la fin de chaque mois.

Deuxième remarque : l’expérience montre qu’il est plus pratique d’établir une facturation séparée pour votre rémunération d’un côté et vos frais de mission de l’autre. Vous pouvez ainsi facturer vos frais, sur la base de ce qui a été réellement engagé, et non sur une prévision établie en amont. C’est plus souple et précis, notamment lorsque la mission comporte des frais professionnels imprévus.

Est-ce toujours au consultant de régler les frais professionnels ?

Non, pas forcément. Certains clients préfèrent les prendre directement à leur charge. C’est le cas de ceux qui gèrent leurs achats de prestations en interne ou travaillent en cheville avec une agence de voyage.

Dans ce cas, ils s’occupent de tout : Ils réservent la chambre d’hôtel du consultant, prennent ses billets de train ou d’avion et règlent directement la facture aux prestataires. Si on vous le propose, cela peut être intéressant dans la mesure où cela vous décharge de la gestion des notes de frais et vous évite une avance d’argent.

Les frais de mission engagés à l’étranger sont-ils remboursés ?

Oui, ils sont traités sur le même principe que ceux engagés sur le territoire français. Mais il faut effectuer au passage la conversion des dépenses en euro, lorsqu’ils sont libellés dans une autre devise.

Peut-on facturer ses frais professionnels au forfait ?

Oui, c’est possible. Mais il faut décorréler la facturation client du remboursement. On peut facturer un montant forfaitaire au client par souci de praticité. Mais le remboursement de l’EPS devra respecter les règles établies par l’Urssaf. Ils sont preuves de remboursements forfaitaire, notamment : la mission doit avoir lieu à plus de 50 km du domicile du consultant. Ensuite, le temps de transport en commun doit être supérieur à 1h30 dans chaque sens. Dans ce cas, l’Urssaf autorise un mode de comptabilisation spécifique : l’indemnité forfaitaire de grand déplacement. Ce cadre permet de comptabiliser ses frais sur une base forfaitaire, sans qu’il soit nécessaire de fournir de justificatifs. Sur les missions longues, cette option peut simplifier la gestion des notes de frais.

Peut-on faire passer un abonnement téléphonique en frais ?

Oui, c’est possible lorsque la durée de la mission le justifie. Mais attention. Pour imputer la facture à 100 %, il faut que le téléphone serve uniquement aux appels professionnels.

De ce point de vue, l’administration est intraitable. Il suffit d’un seul appel personnel, passé ou reçu depuis le téléphone, – pour que le remboursement de frais soit refusé.

En revanche, elle tolère une prise en charge du coût de l’abonnement à hauteur de 50 %, même lorsque le téléphone est utilisé à titre personnel.

Faut-il rogner sur ses frais pour remporter un marché ?

Je le déconseille vivement. Les consultants qui démarrent leur activité en portage ont parfois tendance à éluder la question des frais, de peur de perdre un client. Ils annoncent un prix global, incluant une estimation des frais de mission serrée au maximum. Lorsque cette dernière est trop juste, ce qui est souvent le cas, ils en sont de leur poche.

Le même phénomène peut se produire lorsque la mission est courte, ou ne présente pas de difficulté particulière. Dans ce cas, certains consultants ont tendance à minorer leurs frais. Il n’y a aucune raison de le faire. Si les frais sont justifiés, ils doivent être pris en charge en conséquence.