CONSEIL D’EXPERT
9 règles pour bien communiquer par e-mail
Le courriel (l’email) est devenu un moyen de communication incontournable. On l’utilise tous les jours, parfois plus qu’il ne le faudrait.
A force, le risque est d’oublier certains petits détails, qui peuvent nuire à la qualité de l’échange, voire brouiller la clarté du message.
D’où l’importance de respecter quelques principes simples.
1- Bien préciser l’objet
Un mail sans objet, ou titré de manière floue et imprécise a toutes les chances d’être lu plus tard, voire purement et simplement ignoré. L’objet du mail doit être explicite. « Urgent » ou « Rendez-vous » ne suffit pas. Mieux vaut indiquer clairement de quoi il s’agit.
2- Etre courtois
Ca parait évident, et pourtant… Un petit « « bonjour » pour commencer, un « cordialement » pour terminer ne coûtent pas cher. Attention aux formulations un peu sèches, voire directives, ça peut brusquer. Même si on ne se parle pas de visu, la politesse s’impose.
3-Structurer son propos
Rien de pire que de devoir relire un e-mail trois fois de suite pour s’assurer que l’on a bien compris le message. Clarifier ses idées et les structurer de manière logique fait gagner du temps à tout le monde.
4-Faire bref
10 à 15 lignes c’est déjà beaucoup, 20 c’est un maximum. La lecture des e-mail est chronophage, pas la peine d’en rajouter. Allez à l’essentiel, si le destinataire a besoin de détails, il reviendra vers vous.
5- Attention au deuxième degré
Mieux vaut éviter l’humour lorsqu’on ne connait pas suffisamment son interlocuteur. Et dans tous les cas le manier avec précaution, car il peut être mal interprété. Si vous êtes un adepte, bordez-vous en ponctuant le propos d’un petit smiley.
6-Ne pas abuser des mises en copie
Sauf si c’est indispensable, mieux vaut ne pas importuner des personnes que le message n’intéresse pas directement. Sans compter qu’un trop grand nombre de destinataires risque de faire passer le courriel pour un spam, qui sera alors mis en quarantaine.
7-Limiter la taille des envois
Docs joints, photos, vidéos, tout cela pèse lourd et peut indisposer, à fortiori si le destinataire consulte ses messages sur un smartphone, donc avec des temps de chargement beaucoup plus longs.
8-Faciliter la prise de contact
Indiquez votre téléphone dans le courriel. Si votre interlocuteur souhaite vous joindre directement, cela facilitera les choses.
9-Se relire
C’est indispensable, ne serait-ce que pour rectifier d’éventuelles fautes d’orthographe (les correcteurs ne sont pas parfaits), mais surtout s’assurer que le message est clair et sera compris sans ambiguïté. Cela ne prend que quelques secondes, mais peut éviter des déboires.
