Pour être efficace dans son job, et tout spécialement quand on exerce comme indépendant, quand le temps nous est compté, il faut se focaliser sur les taches les plus importantes. Les consultants ou les formateurs le savent bien : en termes de résultats, et ne pas se laisser distraire par les taches secondaires.
Voici la Matrice Eisenhower, la bonne idée du général pour s’organiser plus efficacement.
Pour un freelance, urgent ne doit pas (toujours) signifier important
Plus facile à dire qu’à faire bien sûr !
Quand on est expert indépendant, on se retrouve vite à gérer dix choses à la fois et à perdre le sens des priorités, entre :
- la prospection, les soirées réseaux, le réseautage sur Linkedin qui est chronophage
- les rendez-vous clientèle,
- les missions d’indépendant en cours, à produire,
- celles à préparer, où l’onboarding doit être efficace,
- le travail de veille et les imprévus de dernière minute (factures, relances, devis).
Souvent, c’est l’urgence qui prime sur le reste. Or, les taches urgentes ne sont pas nécessairement les plus importantes.
Résultat : on se disperse, on accorde trop de temps à des choses qui ne le méritent pas, et on prend du retard sur l’essentiel…
La matrice d’Eisenhower
Un outil très simple pour consultant efficace
En effet, il permet de mieux prioriser les choses et de gagner en efficacité : la matrice d’Eisenhower, du nom du commandant en chef des forces armées américaines en Europe durant la 2e guerre mondiale.
C’est une grille à double entrée que l’on peut très facilement reproduire, en quelques coups de crayons, sur une feuille de papier (ou se procurer, pour quelques euros, sous forme d’application iPhone ou iPad).
Elle est constituée de deux axes : le premier, vertical, indique le degré d’importance. Le second, horizontal, le degré d’urgence. Ces deux axes permettent de matérialiser 4 cadrans :
- Les taches importantes et urgentes : à effectuer en priorité.
- Les taches importantes mais non urgentes : à planifier selon l’échéance prévue.
- Les taches peu importantes mais urgentes : à mener sans tarder, mais en y consacrant un temps limité.
- Les taches peu importantes et peu urgentes : à traiter ultérieurement, voire à supprimer.
A partir de là, il suffit de lister les taches que l’on doit accomplir puis de les positionner, l’une après l’autre, dans le cadran correspondant. D’un coup d’œil, on visualise les taches à traiter en priorité, celles à planifier, celles à gérer ultérieurement…
Simple ? Assurément.
A condition de prendre un peu de recul et de se montrer objectif pour remplir la grille. Ce qui n’est pas forcément le cas au départ. En effet, on a souvent tendance à considérer les taches urgentes comme importantes. Surtout si l’on est du style fonceur.
Or, comme le disait Eisenhower, « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ». Soixante-dix ans plus tard, la remarque est toujours aussi juste.
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